FAQ: Ontbrekende sportaanbieders en overbrugging

Tijdens de overgang naar benVitaal kunnen er twee situaties ontstaan waar we een oplossing voor hebben uitgewerkt:

1. hun huidige sportaanbieder is nog niet aangesloten in ons netwerk;
2. hun oude abonnement loopt gedurende de maand af, terwijl het nieuwe abonnement op de eerste van de volgende maand kan starten.

Voor beide situaties hebben we een tijdelijke oplossing ingericht, zodat medewerkers zoveel mogelijk kunnen blijven sporten. Hieronder lees je hoe deze processen en regelingen werken en wat dit voor jou als werkgever betekent.

Kunnen mijn medewerkers tijdens de overgang gewoon blijven sporten?

Ja. We hebben tijdelijke oplossingen ingericht zodat medewerkers tijdens de overgang gewoon kunnen blijven sporten.

Is een sportlocatie nog niet aangesloten bij benVitaal? Dan kan de medewerker tijdelijk gebruikmaken van onze declaratieregeling. Ontstaat er een periode tussen het aflopen van het huidige abonnement en de start van het nieuwe abonnement? Dan hebben we een coulanceregeling met de sportlocaties ingericht.

Zo zorgen we ervoor dat medewerkers ook tijdens de overgang kunnen blijven sporten, zonder extra kosten. Hieronder lees je hoe beide regelingen precies werken.

Hieronder lees je hoe beide regelingen werken:

1. Ontbrekende sportlocaties en declaratie regeling

Wat gebeurt er als de sportlocatie van een medewerker nog niet is aangesloten?

We zijn nog dagelijks bezig om sportlocaties aan te sluiten bij benVitaal. Het netwerk groeit daardoor voortdurend.

Staat de sportlocatie van een medewerker nog niet in het platform? Dan hoeft de medewerker niet direct een andere keuze te maken. Aanmelden voor een abonnement dat op de eerste dag van de volgende maand start, kan tot de 21e van de maand. Het kan dus zijn dat de gewenste sportlocatie in de tussentijd alsnog wordt toegevoegd.

Is de locatie tegen die tijd nog niet aangesloten, dan bieden we de medewerker verschillende mogelijkheden.

Welke mogelijkheden heeft een medewerker als zijn of haar sportlocatie ontbreekt?

De medewerker kan:

• een andere aangesloten sportaanbieder kiezen uit het FiscFree/benVitaal-netwerk;
• de eigen sportaanbieder vragen zich aan te sluiten bij FiscFree en benVitaal;
• tijdelijk gebruikmaken van onze declaratieregeling en bij de huidige sportaanbieder blijven sporten.
• het betreffende lidmaatschap in de eigen administratie te verlengen tot het einde van de maand;
• via de link in onze e-mail te bevestigen dat dit is gedaan.

We blijven in alle gevallen proberen om de ontbrekende sportlocatie alsnog aan te sluiten.

Hoe werkt de declaratieregeling?

Wil een medewerker graag bij de huidige sportlocatie blijven terwijl deze nog niet is aangesloten? Dan kan de medewerker tijdelijk zelf een abonnement bij deze sportlocatie afsluiten en de abonnementskosten via FiscFree declareren.

Deze mogelijkheid bieden we gedurende maximaal zes maanden. In die periode blijven wij actief proberen om de sportlocatie alsnog aan te sluiten bij benVitaal.

De declaratieregeling is daarmee nadrukkelijk een tijdelijke oplossing om te voorkomen dat een medewerker tijdens de overgang zijn of haar vertrouwde sportlocatie moet verlaten.

Moet ik als werkgever iets doen voor de declaratieregeling?

Voor jou als werkgever verloopt dit in principe hetzelfde als een regulier abonnement. De medewerker krijgt in het FiscFree-platform uitleg over de beschikbare oplossing en de stappen die nodig zijn om de kosten te declareren. FiscFree verwerkt de declaraties maandelijks met de medewerker, maar richting jou als werkgever ziet het proces er hetzelfde uit. 

Wat gebeurt er als de sportlocatie binnen zes maanden alsnog wordt aangesloten?

We blijven gedurende deze zes maanden ons best doen om de sportlocatie alsnog aan te sluiten bij benVitaal. We verwachten dat het merendeel van de sportlocaties in die periode aangesloten zal zijn.

Wordt de sportlocatie binnen zes maanden aangesloten? Dan kan de medewerker overstappen naar de reguliere route via benVitaal. FiscFree zal de medewerker hierover informeren ruim voor het afgelopen van de zes maanden.

Lukt het niet om de sportlocatie binnen zes maanden aan te sluiten, of kiest de sportlocatie ervoor om niet met benVitaal samen te werken? Dan stopt na deze periode de mogelijkheid om gebruik te maken van de tijdelijke declaratieregeling. De medewerker kan dan kiezen uit een andere, wel aangesloten sportlocatie binnen het benVitaal-netwerk.

Wat moet mijn medewerker doen om gebruik te maken van deze declaratie regeling?

De medewerker zoekt in het FiscFree-platform naar de gewenste sportlocatie. Staat deze er niet tussen? Dan kan de medewerker kiezen voor ‘Kun je de sportaanbieder waar je momenteel sport niet vinden? Klik hier om te lezen wat je kunt doen.’

Vanuit daar wordt de medewerker naar een aparte pagina geleid waar we uitleggen welke mogelijkheden er zijn en welke stappen de medewerker kan nemen.

De medewerker wordt dus vanuit het FiscFree-platform begeleid en hoeft niet apart contact op te nemen met de werkgever.

2. Coulanceregeling bij een verschil in start- en einddatum

Waarom kan er tijdelijk een gat tussen twee abonnementen ontstaan?

Bij de voormalige fitnessleverancier BFNL konden abonnementen op iedere dag van de maand starten en eindigen. Bij benVitaal starten nieuwe abonnementen op dit moment altijd op de eerste dag van de maand. Klanten van benVitaal zijn overigens veelal erg tevreden met deze werkwijze, omdat het de administratieve druk voorspelbaarder en gemakkelijker maakt.

Loopt het huidige abonnement van een medewerker bijvoorbeeld op 15 oktober af, dan kan het nieuwe abonnement via benVitaal op 1 november starten. Daardoor ontstaat tijdelijk een periode waarin er formeel geen actief abonnement is.

Is deze situatie permanent?

Nee.

De coulanceregeling is een tijdelijke oplossing voor de overgang naar benVitaal. Tegelijkertijd werken we aan de mogelijkheid om nieuwe fitnessabonnementen flexibeler te kunnen starten.

We verwachten deze oplossing binnen één tot twee maanden beschikbaar te hebben. Daarmee verdwijnt ook de noodzaak voor deze tijdelijke overbruggingsregeling.

Kan de medewerker blijven sporten als er een gat in dekking ontstaat?

We hebben de betreffende sportlocaties gevraagd om deze periode te overbruggen, zodat medewerkers gewoon kunnen blijven sporten. FiscFree vergoedt de sportlocatie voor de kosten van deze overbruggingsperiode. Daardoor kan de medewerker in de tussenliggende periode blijven sporten bij de huidige sportlocatie.

We mailen de betreffende sportlocaties met een overzicht van de sporters van wie het abonnement afloopt en vragen hen het huidige lidmaatschap in hun eigen administratie te verlengen tot het einde van de maand. Zo kan de medewerker zonder onderbreking blijven sporten totdat het nieuwe abonnement via benVitaal ingaat.

FiscFree neemt de kosten van deze overbruggingsperiode voor zijn rekening.

Zoals gezegd, werken we hard aan het oplossen van deze situatie. We verwachten binnen één tot twee maanden een oplossing beschikbaar te hebben.

Hoe regelen jullie dit met de sportlocatie?

We informeren sportlocaties zo gericht mogelijk over de medewerkers voor wie een overbruggingsperiode ontstaat.

De sportlocatie hoeft vervolgens alleen:

Daarna regelen FiscFree en benVitaal de financiële afhandeling. De sportlocatie hoeft hiervoor zelf geen losse factuur of declaratie in te dienen.

Welke kosten vergoedt FiscFree aan de sportlocatie?

We vergoeden alleen de periode die daadwerkelijk moet worden overbrugd.

Loopt een abonnement bijvoorbeeld halverwege de maand af, dan vergoeden we het resterende deel van die maand. Zo compenseren we de sportlocatie voor de extra periode waarin de medewerker kan blijven sporten.

De vergoeding wordt uitgekeerd voor medewerkers die vanaf de eerste dag van de volgende maand daadwerkelijk een nieuw abonnement via benVitaal hebben afgesloten. Medewerkers die geen nieuw abonnement afsluiten, of medewerkers die een nieuw abonnement starten, vallen niet onder deze regeling.

Moet ik als werkgever iets doen voor deze coulanceregeling?

Nee. De afspraken en financiële afhandeling lopen tussen FiscFree / benVitaal en de sportlocatie.

Voor jou als werkgever (en werknemer) proberen we de overgang daarmee zo geruisloos mogelijk te laten verlopen.

Kan het toch gebeuren dat een medewerker bij de sportlocatie tegen problemen aanloopt?

We doen er alles aan om dit te voorkomen. Sportlocaties worden vooraf geïnformeerd over welke medewerkers gebruikmaken van de coulanceregeling en we hebben de administratieve afhandeling bewust zo eenvoudig mogelijk gemaakt.

Omdat veel sportlocaties met eigen ledenadministraties en balieprocessen werken, kunnen we helaas niet uitsluiten dat de afspraak lokaal soms niet goed is verwerkt.

Loopt een medewerker hierdoor toch tegen een probleem aan? Dan kan hij of zij contact opnemen met FiscFree. Wij helpen om dit samen met de sportlocatie op te lossen.

Wat betekent dit alles voor mij als werkgever?

Ons uitgangspunt blijft dat de overgang voor jou en je medewerkers zo min mogelijk verandert.

In enkele situaties kan tijdelijk een extra stap nodig zijn voor een medewerker of sportlocatie. Voor die situaties hebben we bovenstaande oplossingen ingericht. FiscFree begeleidt de medewerkers en sportlocaties daarbij en neemt waar mogelijk ook de administratieve en financiële afhandeling uit handen.

Heb je toch vragen over een specifieke medewerker, sportlocatie of situatie? Neem dan gerust contact met ons op. We kijken graag met je mee.