Hoe werkt het budgetdashboard?

Het budgetdashboard geeft je als werkgever een overzicht van het beschikbare budget, het verbruikte en gereserveerde budget en de bestellingen waarvoor nog goedkeuring nodig is. Zo kun je in één overzicht zien hoe het budget binnen jouw organisatie wordt gebruikt.

Bovenaan het dashboard kun je bij Bedrijf selecteren voor welk bedrijf je de gegevens wilt bekijken.

Budget

Bovenaan zie je het totale beschikbare budget. 

Het diagram laat vervolgens zien hoe dit budget is verdeeld:

• Resterend: het bedrag dat nog beschikbaar is voor medewerkers.
• Geconsumeerd: het bedrag dat definitief is gebruikt voor goedgekeurde bestellingen.
• Gereserveerd: het bedrag dat momenteel gekoppeld is aan bestellingen waarvoor een verrekeningsbron is ingevuld, maar die nog niet definitief zijn goedgekeurd.

Het resterende, gereserveerde en geconsumeerde budget vormen samen het totale budget.

Wat betekent gereserveerd budget?

Een bedrag wordt gereserveerd zodra een medewerker bij een bestelling een verrekeningsbron heeft ingevuld. Het bedrag is dan tijdelijk gekoppeld aan die bestelling.

Zodra de werkgever de bestelling goedkeurt, wordt het gereserveerde bedrag automatisch geconsumeerd budget.

De verdeling verloopt dus als volgt:

Resterend → Gereserveerd → Geconsumeerd

Geconsumeerd budget

In het onderdeel Geconsumeerd budget zie je waarvoor het geconsumeerde budget is gebruikt. Het dashboard kan dit bijvoorbeeld verdelen over verschillende productcategorieën, zoals:

• Fiets
• Fitnessabonnement

Hiermee kun je zien welke producten het grootste deel van het budget gebruiken.

Productlimieten

Onder Productlimieten zie je per product hoeveel budget hiervoor beschikbaar is en hoe dit budget wordt gebruikt.

Je ziet hierbij de volgende kolommen:

Totaal
Het totale budget dat voor het betreffende product beschikbaar is.

Gereserveerd
Het bedrag dat momenteel voor lopende bestellingen is gereserveerd.

Verbruikt
Het bedrag dat al definitief is gebruikt voor goedgekeurde bestellingen.

Resterend
Het bedrag dat nog beschikbaar is binnen de productlimiet.

Bijvoorbeeld: wanneer er voor fietsen €50.000 beschikbaar is, waarvan €7.160,67 is gereserveerd en €3.500 is verbruikt, blijft er €39.339,33 over.

Bestellingen die goedkeuring nodig hebben

Onderaan het dashboard staat Bestellingen die goedkeuring nodig hebben.

Hier zie je de bestellingen die nog wachten op goedkeuring van de werkgever. Per bestelling kun je onder andere de volgende gegevens zien:

• Besteldatum
• Ordernummer
• Voornaam van klant
• Achternaam van klant
• Status
• Budgetcampagne
• Bedrijf

Je kunt de zoekfunctie gebruiken om een specifieke bestelling te vinden.

Goed om te weten

Het dashboard geeft je een actueel overzicht van het budget en de bestellingen binnen het geselecteerde bedrijf. Gebruik bovenaan Bedrijf om te controleren dat je naar het juiste bedrijf kijkt voordat je de cijfers beoordeelt.

Zo kun je het dashboard gebruiken om snel te controleren hoeveel budget er nog beschikbaar is, hoeveel budget al is gereserveerd of gebruikt en welke bestellingen nog op goedkeuring wachten.