Hoe gebruik ik de rapportage functie in FiscFree?

Binnen FiscFree staat een standaard payrollrapportage voor je klaar. Met deze rapportage krijg je inzicht in de geleverde bestellingen die verwerkt moeten worden binnen de salarisadministratie.

Je kunt de rapportage gebruiken als controleoverzicht voor de salarisverwerking. Wil je de gegevens rechtstreeks importeren in jouw salarissoftware? Dan kun je de rapportage ook aanpassen aan de eisen van jouw salarispakket.

Voordat je begint: stel de looncomponenten in

Om de juiste looncomponenten in de payrollrapportage te tonen, moeten deze eerst bij de betreffende verrekeningsbronnen zijn ingesteld.

Het looncomponentnummer uit jouw salarispakket kun je bij de verrekeningsbron in FiscFree instellen als externe payroll identifier. Hierdoor kan FiscFree de juiste looncomponent meenemen in de payrollrapportage.

Gebruik je verschillende looncomponenten voor bijvoorbeeld fiets, fitness of verschillende bedrijfsonderdelen? Zorg er dan voor dat bij iedere betreffende verrekeningsbron het juiste looncomponentnummer is ingesteld. In de training wordt namelijk aangegeven dat organisaties verschillende looncomponenten kunnen gebruiken per product of medewerkersgroep.

Hoe activeer ik de payrollrapportage?

1. Ga in FiscFree naar Rapportages.
2. Open de standaard payrollrapportage.
3. Activeer de rapportage.
4. Controleer de gegevens die in de rapportage worden weergegeven.
5. Stel eventueel in dat je de rapportage automatisch per e-mail wilt ontvangen.

Wanneer je een rapportage opent, zie je direct de gegevens die op dat moment in het exportbestand zouden worden opgenomen. Je hoeft het bestand dus niet eerst te exporteren om de inhoud te controleren.

Welke gegevens staan in de payrollrapportage?

De standaard payrollrapportage bevat gegevens van geleverde bestellingen die relevant zijn voor de salarisverwerking.

Denk hierbij aan:

• Medewerkergegevens
• Productinformatie
• Verrekeningen
• Looncomponenten, indien deze zijn ingericht
• Bedragen
• Start- en einddata
• Periodegegevens voor terugkerende inhoudingen

Welke gegevens je uiteindelijk nodig hebt, is afhankelijk van de inrichting van jouw salarisadministratie en het salarispakket dat je gebruikt.

Welke bestellingen worden meegenomen?

In de payrollrapportage worden de geleverde bestellingen uit de vorige maand meegenomen. Zo werk je iedere maand met een volledige, afgesloten periode voor de salarisverwerking. Dit zorgt ervoor dat duidelijk is welke bestellingen in de betreffende salarisperiode verwerkt moeten worden.

Daarnaast worden alleen verrekeningen meegenomen waarvoor een looncomponentnummer is ingesteld. Dit looncomponentnummer wordt bij de verrekeningsbron vastgelegd als externe payroll identifier.

Hierdoor bevat de rapportage de relevante geleverde bestellingen uit de vorige maand die via de salarisadministratie verwerkt moeten worden.

Wanneer verwerk ik de rapportage?

Ons advies is om een vast moment in de maand of salarisperiode af te spreken waarop je de FiscFree-verrekeningen verwerkt.

Doordat de payrollrapportage uitgaat van de geleverde bestellingen uit de volledige voorgaande maand, werk je met een afgesloten periode. Hierdoor voorkom je dat je gedurende de maand steeds afzonderlijke bestellingen moet verwerken en verklein je de kans dat een bestelling wordt gemist.

Hoe stel ik automatische verzending in?

Je kunt de payrollrapportage automatisch per e-mail laten versturen. Hierdoor hoeft de salarisadministratie de rapportage niet iedere maand handmatig op te halen.

Stel hiervoor in op welke dag je de rapportage wilt ontvangen en voeg de gewenste ontvangers toe.

Je kunt meerdere ontvangers instellen. Zo kun je de rapportage bijvoorbeeld naar je eigen salarisadministratie én naar een externe payrollpartner laten versturen. De ontvangers worden bij de rapportage zelf ingevuld.

Kies bij voorkeur een verzendmoment dat aansluit op het vaste moment waarop je de salarisverwerking uitvoert.

Kan ik de payrollrapportage aanpassen?

Ja. Iedere organisatie kan de salarisadministratie anders hebben ingericht. Daarom kun je de rapportage aanpassen aan jouw eigen payrollproces.

Je kunt bijvoorbeeld kolommen toevoegen of verwijderen, kolomnamen en de kolomvolgorde aanpassen, filters instellen en de notatie van datums en bedragen wijzigen.

Wil je de rapportage geschikt maken om rechtstreeks te importeren in jouw salarissoftware? Neem dan contact op met jouw Client Success-contactpersoon bij FiscFree.

Kan ik rapportages ook gebruiken voor managementinformatie?

Ja. Rapportages kunnen ook worden gebruikt om inzicht te krijgen in het gebruik van arbeidsvoorwaarden. Denk bijvoorbeeld aan:

• Het aantal fietsbestellingen;
• Het gebruik van fitnessregelingen;
• Omzet per productgroep;
• Inzichten per benefitscategorie, zoals vitaliteit, productiviteit of ontspanning.

Je kunt hiervoor aparte rapportages maken, zodat de payrollrapportage gericht blijft op de salarisverwerking.

Goed om te weten

Je hoeft de standaard payrollrapportage niet te vervangen wanneer je een specifiek importbestand nodig hebt. Je kunt meerdere rapportages naast elkaar gebruiken.

Zo kun je de standaard payrollrapportage blijven gebruiken als controleoverzicht en daarnaast een aparte rapportage maken die volledig is afgestemd op de importvereisten van jouw salarispakket.