Wat betekenen de verschillende budgetstatussen?

In FiscFree kun je bij een budget verschillende statussen tegenkomen: Resterend, Gereserveerd en Geconsumeerd. Deze statussen laten zien hoeveel budget nog beschikbaar is en welk deel al is gereserveerd of daadwerkelijk gebruikt.

• Resterend

  • Resterend is het budget dat nog beschikbaar is voor medewerkers. Dit bedrag kan door medewerkers worden gebruikt voor nieuwe bestellingen, afhankelijk van de ingestelde voorwaarden en spelregels.

• Gereserveerd

  • Gereserveerd is budget dat een medewerker al heeft geselecteerd voor een bestelling, maar dat nog niet definitief is gebruikt. Zodra een medewerker bij een bestelling een verrekeningsbron invult, wordt het bijbehorende bedrag gereserveerd. Hiermee wordt voorkomen dat hetzelfde budget ondertussen voor een andere bestelling wordt gebruikt.

    • Het bedrag blijft gereserveerd totdat duidelijk is wat er met de bestelling gebeurt. Zodra de bestelling wordt goedgekeurd, verandert het betreffende bedrag van Gereserveerd naar Geconsumeerd.

    • Wordt de bestelling toch geannuleerd? Dan gaat het van Gereserveerd terug naar Resterend. 

• Geconsumeerd

  • Geconsumeerd is budget dat definitief is gebruikt voor een bestelling.

    • Wanneer een bestelling wordt goedgekeurd, wordt het gebruikte budget automatisch als Geconsumeerd geregistreerd. Dit budget is daarmee definitief gebruikt en niet meer beschikbaar voor een nieuwe bestelling.

Hoe veranderen de statussen tijdens een bestelling?

Tijdens het bestelproces verandert de status van het budget mee:

Een medewerker heeft bijvoorbeeld €500 budget beschikbaar en gebruikt €200 voor een bestelling. Zodra dit bedrag voor de bestelling wordt gereserveerd, staat €200 onder Gereserveerd en is er nog €300 Resterend. Na goedkeuring van de bestelling verschuift de €200 naar Geconsumeerd.

Zo kun je op ieder moment zien welk deel van het budget nog beschikbaar is, welk deel onderdeel is van een lopende bestelling en welk deel definitief is gebruikt.