Hoe stel ik een goedkeuringsteam in?

Met de instellingen van een goedkeuringsteam bepaal je onder andere welke bestellingen het team beoordeelt, wanneer het team wordt geïnformeerd en wat er gebeurt als meerdere teams een bestelling moeten goedkeuren.

Wat je van tevoren moet weten

• In dit artikel lees je wat de verschillende instellingen van een goedkeuringsteam betekenen en hoe je deze aanpast.

• Wil je dat een bestelling door meerdere teams wordt goedgekeurd en moet je hiervoor nog een extra team aanmaken? Lees dan eerst hoe je een extra goedkeuringsstap instelt.

• Wil je alleen bepalen wie de bestellingen kan beoordelen? Dan hoef je de instellingen van het team niet aan te passen. Lees dan hoe je leden toevoegt aan een goedkeuringsteam.

Waar vind ik de instellingen?

1. Ga naar Bedrijven & mensen > Goedkeuringsteams.
2. Klik op het goedkeuringsteam dat je wilt aanpassen.
3. Pas de gewenste instellingen aan.
4. Klik op Wijzigingen opslaan.

Hieronder lees je wat de verschillende instellingen betekenen.

Naam en beschrijving

Bij Naam geef je het goedkeuringsteam een herkenbare naam. 

Je kunt daarnaast een korte beschrijving toevoegen. Deze informatie is alleen intern zichtbaar.

Goedkeuringen behouden wanneer ander(e) team(s) afwijzen

Deze instelling bepaalt wat er met de goedkeuring van jouw team gebeurt wanneer een ander goedkeuringsteam dezelfde bestelling afwijst. Heb je maar een team? Dan is deze instelling niet van toepassing voor jullie. 

De instelling staat standaard uit.

• Ingeschakeld: heeft jouw team de bestelling al goedgekeurd en wijst een ander team deze daarna af? Dan blijft de goedkeuring van jouw team behouden. Jouw team hoeft de bestelling niet opnieuw goed te keuren wanneer deze opnieuw wordt ingediend.
• Uitgeschakeld: na een afwijzing door een ander team moet jouw team de bestelling opnieuw beoordelen en goedkeuren.

Alleen notificeren wanneer het onderstaande team heeft goedgekeurd

Met deze instelling bepaal je de volgorde waarin goedkeuringsteams een bestelling beoordelen. Heb je maar een team? Dan is deze instelling niet van toepassing voor jullie. 

Wil je dat jouw team een bestelling pas ontvangt nadat een ander team deze heeft goedgekeurd? Selecteer dan bij deze instelling het team dat de bestelling eerst moet beoordelen.

Je kunt hiermee bijvoorbeeld instellen dat team 2 pas een melding krijgt nadat team 1 de bestelling heeft goedgekeurd.

Stuur goedkeurings-e-mails naar

Hier bepaal je waar de notificaties voor bestellingen die moeten worden beoordeeld naartoe worden gestuurd.

Je kunt de notificaties versturen naar:

• de individuele leden van het goedkeuringsteam;
• één gezamenlijk e-mailadres.

Wil je de notificaties naar een gezamenlijk e-mailadres sturen? Dan moet dit e-mailadres eerst zijn aangemaakt onder Mensen > E-mail adresboek.

Bedrijfsonderdelen

Hier bepaal je voor welke bedrijfsonderdelen het goedkeuringsteam verantwoordelijk is.

Is het team verantwoordelijk voor alle bedrijfsonderdelen? Laat het schuifje dan ingeschakeld.

Is het team alleen verantwoordelijk voor specifieke bedrijfsonderdelen? Schakel de optie voor alle onderdelen uit en selecteer de gewenste bedrijfsonderdelen.

Verrekeningsbronnen

Wil je dat een goedkeuringsteam alleen naar bepaalde verrekeningsbronnen gaat kijken? Stel dan hier in welke verrekeningsbronnen dit team gaat goedkeuren. 

Moet het team bestellingen voor alle verrekeningsbronnen kunnen beoordelen? Laat het schuifje dan ingeschakeld.

Is het team alleen verantwoordelijk voor bepaalde verrekeningsbronnen? Schakel de optie voor alle bronnen uit en selecteer de gewenste verrekeningsbronnen.

Instellingen opslaan

Heb je de gewenste instellingen aangepast? Klik dan op Wijzigingen opslaan.