Welke automatische e-mails kan ik als beheerder ontvangen?
FiscFree kan beheerders automatisch per e-mail informeren over verschillende gebeurtenissen in het platform. Je kunt bijvoorbeeld een e-mail ontvangen wanneer een bestelling een bepaalde status bereikt, wanneer een bestelling goedgekeurd moet worden of wanneer een nieuwe gebruiker zich registreert.
Welke e-mails je wilt ontvangen, kun je zelf instellen. Per e-mail bepaal je ook naar welk e-mailadres de notificatie wordt verstuurd.
Let op: om een e-mail daadwerkelijk te ontvangen, moeten er twee dingen ingesteld zijn:
- Eerst moet er bij Bedrijven & mensen > E-mail adresboek het emailadres ingesteld zijn.
Daarna vul je bij Stuur een e-mail naar een ontvanger zijn geselecteerd. Staat hier geen e-mailadres? Dan ontvang je de betreffende notificatie niet. Lees in onderstaande instructie waar je dit doet.
E-mails over de status van een bestelling
Onder Bestellingen kun je instellen dat je een e-mail ontvangt wanneer een bestelling een bepaalde status bereikt.
Je kunt bijvoorbeeld notificaties instellen voor:
Status: Afgeleverd
Je ontvangt een e-mail wanneer een bestelling de status Afgeleverd bereikt.
Status: Geretourneerd
Je ontvangt een e-mail wanneer een bestelling als Geretourneerd wordt geregistreerd. Dit betekent dat een bestelling, nadat deze door jullie is goedgekeurd, alsnog door de medewerker geannuleerd moet worden.
Status: Verlopen
Je ontvangt een e-mail wanneer een bestelling de status Verlopen bereikt. Dit gebeurd wanneer een medewerker langere tijd niks meer doet met de bestelling.
Zo kun je zelf bepalen bij welke wijzigingen in een bestelling je als beheerder op de hoogte wilt worden gehouden.
E-mails over acties bij een bestelling
Naast wijzigingen in de status van een bestelling kun je notificaties ontvangen wanneer er een bepaalde actie plaatsvindt of nodig is.
Je kunt bijvoorbeeld notificaties instellen voor:
Automatische verlenging van fitnessbestelling
Je ontvangt een e-mail rondom de automatische verlenging van een fitnessbestelling.
Goedkeuring van bestelling vereist
Je ontvangt een e-mail wanneer er een bestelling klaarstaat waarvoor goedkeuring nodig is.
Hiermee kun je ervoor zorgen dat de juiste personen binnen je organisatie op tijd worden geïnformeerd wanneer er actie nodig is.
E-mails over gebruikers
Onder Gebruikers vind je automatische e-mails die betrekking hebben op gebruikers en registraties.
Je kunt een notificatie instellen voor:
Nieuwe gebruikersregistratie
Je ontvangt een e-mail wanneer er een nieuwe gebruikersregistratie plaatsvindt.
Welke instellingen kan ik per e-mail aanpassen?
Bij iedere beschikbare automatische e-mail vind je verschillende instellingen.
E-mail uitschakelen
Je kunt bepalen of de betreffende automatische e-mail wel of niet wordt verstuurd.
Let hierbij goed op de naam van de instelling. Je ziet bijvoorbeeld Verzenden van bestelling e-mails uitschakelen of Registratie e-mails uitschakelen. Zet je dit schuifje aan, dan wordt de betreffende e-mail dus juist niet verstuurd.
Voorvertoning
Klik op Voorvertoning om vooraf te bekijken hoe de e-mail eruitziet.
Stuur een e-mail naar
Hier selecteer je het e-mailadres dat de notificatie moet ontvangen.
Belangrijk: alleen instellen dat een e-mail mag worden verstuurd is niet voldoende. Selecteer altijd minimaal één ontvanger bij Stuur een e-mail naar.
Staat het gewenste e-mailadres er niet tussen? Voeg dit dan eerst toe via Bedrijven & mensen > E-mailadres adresboek.
Contractaddendum PDF bijvoegen
Bij sommige e-mails kun je aangeven of het contractaddendum als PDF aan de e-mail moet worden toegevoegd.
Kan ik verschillende ontvangers instellen?
Ja. Je kunt per automatische e-mail bepalen naar welk e-mailadres deze wordt verstuurd.
Hierdoor kun je bijvoorbeeld een e-mail over een nieuwe gebruikersregistratie naar een andere ontvanger sturen dan een e-mail over een afgeleverde bestelling.
De e-mailadressen moeten hiervoor wel eerst zijn toegevoegd aan het E-mailadres adresboek.
Hoe stel ik deze automatische e-mails in?
Wil je één of meerdere van deze notificaties ontvangen? Ga dan naar Instellingen > Automatische e-mails en configureer de gewenste e-mails.
Lees voor het volledige stappenplan: Hoe stel ik automatische e-mails voor beheerders in?